Intitulé
DUTI – DocDoku utilisateur
Présentation
DocDoku est un outil de gestion collaborative de documents dont le rôle est d’aider les membres d’une même organisation à gérer, partager, rechercher et produire des documents. Les fonctionnalités de DocDoku sont nombreuses à lister :
- Contrôle de version
- Réservation / libération des documents
- Prise en charge des métadonnées
- Organisation arborescente des documents
- Recherche plein texte
- Classification transverse par types de document et libellés
- Génération automatique des références de document (selon un numéro chronologique par exemple)
- Transformation des documents (génération PDF)
- Visionneur Web supportant la plupart des formats
- …
En outre, DocDoku offre des fonctions entreprises avancées telles que la gestion des droits d’accès, le BPM (Business Process Management) au travers d’un éditeur graphique de workflow ou encore les modèles de documents (templates).
DocDoku est un outil simple, à l’ergonomie soignée dont la prise en main est très rapide. Néanmoins pour une utilisation optimale correspondant au mieux aux processus documentaires de l’organisation dans laquelle le logiciel est déployé ; une formation approfondie comme celle proposée ici est indispensable.
Programme
Présentation de DocDoku
- Gérer son compte
- Création d’un espace de travail
- Se connecter
Utilisation de base
- Structure de l’espace de travail
- Les dossiers publics et privés
- La notion de document
- Les versions et les itérations
- Le lien permanent
- Le visionneur web
Utilisation avancée
- Les liens entre les documents
- Les libellés (ou mots clés)
- Les attributs personnalisés
- Le mode déconnecté
- La recherche
Les droits d’accès
- Les utilisateurs et les groupes
- Les niveaux d’accès
- Définir les droits directement sur le document
Les modèles de document
- Les types de documents
- Le masque de saisie
- Référence générée avec numéro chronologique
Gestion du cycle de vie du document (workflow)
- Les tâches
- Les activités de type « série »
- Les activités de type « parallèle »
- Approbation et rejet des tâches
- Reprise du workflow
Intégration des documents papier
- Le scanner
- Prise en compte du recto/verso
- Les technologies OCR (Optical Character Recognition)
Pour aller plus loin
- Réflexion sur le bon usage des fonctionnalités
- La valeur probante de l’écrit numérique
Méthode pédagogique
25% de travaux pratiques
Audience
Utilisateurs de l’outil DocDoku, gestionnaires de base documentaire
Pré-requis
Notions de base en informatique
Durée
1 jour
Tarif
900 € HT
