Partagez vos documents
 L’utilisateur peut créer des documents privés sous son propre répertoire personnel (« ~florent.garin » dans l’exemple ci-contre) ainsi que des documents accessibles par chaque membre de l’espace de travail. Ces documents publics sont localisés sous le répertoire public « ProjetZ » sur l’image. Le répertoire appelé « *réservés » permet à chaque utilisateur de connaître tous les documents qu’il modifie. Le répertoire « *workflows » quant à lui contient tous les modèles de workflow applicables aux documents de l’espace de travail. |
Editez vos documents et sauvez chaque itération
 Chaque fois qu’un document est modifié et signé, DocDoku garde une trace du contenu (les fichiers, les liens) de l’itération précédente. Cette fenêtre permet d’apposer un commentaire mais aussi d’ajouter ou de supprimer les fichiers et les liens sur les documents relatifs. D’un simple clic, le document sera édité avec le logiciel approprié (ici Microsoft Word par exemple). Une fois votre fichier modifié et sauvé au sein du logiciel, il suffit de valider votre action avec le bouton « OK » puis de « Libérer » le document. C’est aussi simple que ça ! DocDoku prend en compte tous les échanges du réseau. |
Gérez les méta données de vos documents
 Indépendamment du contrôle de version, DocDoku gère également les méta données de vos documents. En effet, il est souvent difficile de replacer dans son contexte un fichier perdu dans un partage Windows ou attaché à un email. C’est pourquoi DocDoku vous informe de son auteur, si le fichier est actuellement en édition, si c’est la dernière version, son état au sein de son cycle de vie et de la localisation des documents liés. En outre, DocDoku vous permet de créer vos propres attributs afin de décrire au mieux tous vos documents. |
Modèles de documents
 Vous êtes souvent amené à créer le même type de document (document technique, proposition commerciale, fax…). Pour vous faciliter le travail, créez une bonne fois pour toute un modèle sur lequel vous vous appuyerez à chaque fois. Ainsi, vous standardisez le format de la référence et le ou les fichiers à compléter pour chaque nouveau document. |
Concevez vos workflows
 DocDoku permet de concevoir des modèles de workflow et de les appliquer à vos documents. Ainsi, tous les travaux autour de vos documents seront organisés. Les utilisateurs impliqués recevront leurs tâches à accomplir par email. En outre, vous pourrez à tout moment en mesurer l’avancement et vérifier ce qu’il vous reste encore à accomplir. |
Gérez les libellés
 Pour une classification libre et transversale de vos documents, DocDoku vous permet d’attribuer des libellés à vos documents. Le répertoire « *libellés » met à votre disposition des sous-dossiers portant le nom des libellés définis préalablement. Vous retrouvez ainsi très facilement tous vos documents selon votre propre classement. |
Et bien plus encore…
 DocDoku a beaucoup d’autres fonctionnalités telles que le lien web permanent sur chaque document, une fonction d’export des documents, un moteur de recherche des documents, un mode déconnecté… Vous pouvez également être notifié par email des changements sur les documents. C’est à vous de trouver votre propre utilisation de DocDoku ! |
